1. Kto odpowiada za Twoje dane

Wydawcą aplikacji GuardFM i dostawcą systemu, z którym aplikacja się łączy, jest:

Aplikacja jest udostępniana w sklepie Google Play pod nazwą dewelopera GID CODERS. Podmiotem odpowiedzialnym za aplikację oraz za przetwarzanie danych opisane w tym dokumencie jest Impel Business Solutions Sp. z o.o.

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Dane o lokalizacji, w tym w tle

Aplikacja zbiera dane o Twojej dokładnej i przybliżonej lokalizacji, również wtedy, gdy jest zamknięta lub nieużywana oraz gdy ekran telefonu jest wygaszony.

Jest to niezbędne do działania podstawowych funkcji aplikacji:

• rejestrowanie przebiegu patrolu — trasa zapisywana jest w sposób ciągły od rozpoczęcia do zakończenia patrolu, aby można było wykazać, że obchód został wykonany;
• potwierdzanie obecności na obiekcie — aplikacja porównuje Twoje położenie z lokalizacją obiektu, na którym pracujesz, i kończy pracę, gdy znajdziesz się poza jego obszarem;
• ustalenie Twojego położenia w razie alarmu — po użyciu przycisku alarmu, po alarmie braku aktywności lub po wykryciu upadku.

Zbieranie lokalizacji jest aktywne od zalogowania do wylogowania z aplikacji. Zebrane pozycje przesyłane są do systemu Twojego pracodawcy. Nie udostępniamy Twojej lokalizacji innym użytkownikom aplikacji ani podmiotom trzecim w celach marketingowych.

2.2. Dane konta

Imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa użytkownika oraz identyfikator konta. Pochodzą z systemu Twojego pracodawcy i służą do uwierzytelnienia oraz powiązania wykonanych czynności z konkretną osobą.

2.3. Dane wytwarzane podczas pracy

• Zdjęcia i pliki dołączane do zgłoszeń incydentów, zdarzeń w elektronicznej książce służby oraz odpowiedzi w inspekcjach. Ich dodanie jest opcjonalne.
• Podpis odręczny składany na ekranie telefonu w celu potwierdzenia wykonania inspekcji.
• Treści tekstowe: opisy incydentów, odpowiedzi na pytania kontrolne, notatki do zdarzeń.
• Zapisy czynności: czas rozpoczęcia i zakończenia służby, potwierdzenia punktów kontrolnych (skan tagu NFC lub kodu QR), realizacja zadań.

2.4. Dane urządzenia i dane techniczne

• Identyfikator urządzenia oraz podstawowe informacje o urządzeniu i wersji aplikacji, przesyłane z każdym zapytaniem do serwera, w celu powiązania sesji z urządzeniem i zapewnienia bezpieczeństwa.
• Token powiadomień push, aby dostarczać powiadomienia o zadaniach, zdarzeniach i alarmach.
• Dzienniki awarii i dane diagnostyczne, w tym informacje o błędach, wydajności aplikacji i poziomie naładowania baterii, wykorzystywane do wykrywania i usuwania usterek.
• Odczyty z czujnika przyspieszenia, wykorzystywane na urządzeniu do wykrycia upadku oraz braku aktywności pracownika. Nie służą do oceny aktywności fizycznej ani do celów zdrowotnych.

3. W jakim celu wykorzystujemy dane

• realizacja funkcji aplikacji: patrole, inspekcje, zadania, obecność, elektroniczna książka służby, incydenty;
• bezpieczeństwo pracownika pracującego samotnie: alarm, wykrywanie upadku, alarm braku aktywności;
• wykazanie należytego wykonania usługi ochrony wobec klienta Twojego pracodawcy;
• uwierzytelnianie i zarządzanie kontem;
• wykrywanie i usuwanie awarii oraz utrzymanie stabilności aplikacji.

Nie wykorzystujemy danych do celów marketingowych, nie profilujemy użytkowników w celach reklamowych i nie sprzedajemy danych. Aplikacja nie wyświetla reklam i nie korzysta z identyfikatora wyświetlania reklam.

4. Komu przekazujemy dane

Dane trafiają do systemu Twojego pracodawcy, który jest ich administratorem. Poza tym korzystamy z następujących dostawców, przetwarzających dane wyłącznie na nasze zlecenie:

Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane związane z wykonywaniem pracy — trasy patroli, inspekcje, zdarzenia i incydenty — przechowujemy przez okres obowiązywania umowy zawartej z pracodawcą oraz przez okres, w którym przepisy prawa lub umowa z klientem wymagają zachowania dokumentacji wykonania usługi ochrony. Po jego upływie dane są usuwane lub trwale anonimizowane.

Dzienniki awarii i dane diagnostyczne przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do zdiagnozowania i usunięcia usterki, a następnie usuwamy je w ramach cyklicznego czyszczenia danych technicznych.

Szczegółowe okresy przechowywania określa administrator danych, czyli Twój pracodawca.

6. Podstawa prawna przetwarzania

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, na podstawie której udostępniany jest system;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne ciążące na administratorze;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo pracownika, wykazanie należytego wykonania usługi ochrony oraz bezpieczeństwo systemu.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Ponieważ administratorem danych pracowniczych jest Twój pracodawca, żądania kieruj w pierwszej kolejności do niego. Możesz również napisać do nas na adres cc.info@impel.pl — przekażemy sprawę właściwemu administratorowi.

Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Kontakt

Impel Business Solutions Sp. z o.o.
ul. Antoniego Słonimskiego 6, 50-304 Wrocław
E-mail: cc.info@impel.pl

1. Who is responsible for your data

GuardFM and the system it connects to are provided by:

The app is distributed on Google Play under the developer name GID CODERS. The entity responsible for the application and for the processing described in this document is Impel Business Solutions Sp. z o.o.

2. What data we collect

2.1. Location data, including in the background

The app collects your precise and approximate location, including when the app is closed or not in use and when the screen is off. This is required to:

• record patrol routes continuously from the start to the end of a patrol, so that the completed round can be evidenced;
• confirm presence at the guarded site by comparing your position with the site location, and end the shift when you leave the site area;
• locate you when an alarm is raised — manually, by the inactivity alarm, or by fall detection.

Location collection is active from log-in until log-out and is sent to your employer's system. We do not share your location with other app users or with third parties for marketing purposes.

2.2. Account data

Full name, e-mail address, username and account identifier, provided by your employer's system and used for authentication and to attribute recorded work to a person.

2.3. Data created during work

• Photos and files attached to incident reports, shift-log events and inspection answers. Optional.
• Handwritten signature drawn on the screen to confirm an inspection.
• Text content: incident descriptions, answers to inspection questions, event notes.
• Activity records: shift start and end, control-point confirmations (NFC tag or QR code), task completion.

2.4. Device and technical data

• Device identifier and basic device and app-version information, sent with each request to link the session to a device and to secure the service.
• Push notification token, to deliver task, event and alarm notifications.
• Crash logs and diagnostics, including app performance and battery level, used to detect and fix faults.
• Accelerometer readings, used on the device to detect a fall or the absence of movement. They are not used for fitness or health purposes.

3. Purposes

• providing app features: patrols, inspections, tasks, presence, shift log, incidents;
• lone-worker safety: alarm, fall detection, inactivity alarm;
• evidencing proper performance of the security service towards your employer's client;
• authentication and account management;
• detecting and fixing faults and keeping the app stable.

We do not use the data for marketing, we do not profile users for advertising and we do not sell data. The app shows no ads and does not use the advertising identifier.

4. Who we share data with

Data is transferred to your employer's system, which acts as the controller. We also use the following providers, who process data solely on our instructions:

Data may be disclosed to public authorities where required by law.

5. Retention

Work records — patrol routes, inspections, events and incidents — are kept for the term of the contract with the employer and for as long as the law or the client contract requires records of the security service to be retained. Afterwards the data is deleted or permanently anonymised.

Crash logs and diagnostics are kept no longer than needed to diagnose and fix a fault and are then removed during routine clean-up of technical data.

Specific retention periods are set by the data controller, that is your employer.

6. Legal basis

• Art. 6(1)(b) GDPR — performance of the contract under which the system is provided;
• Art. 6(1)(c) GDPR — legal obligations of the controller;
• Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interests: worker safety, evidencing performance of the security service, system security.

7. Your rights

You have the right to access, rectify, erase, restrict and port your data, and to object to processing. As your employer is the controller of employment data, address requests to them first. You may also write to cc.info@impel.pl and we will forward the request to the controller. You also have the right to lodge a complaint with the Polish data protection authority (UODO).

8. Contact

Impel Business Solutions Sp. z o.o.
ul. Antoniego Slonimskiego 6, 50-304 Wroclaw, Poland
E-mail: cc.info@impel.pl